“sebagai bahan pembelajaran bagi seluruh sivitas akademika untuk bahan introspeksi dalam membangun Unsada di masa yang akan datang”
Pengantar
Pada tanggal 31 Mei 2017 Rektor Unsada dipanggil menghadap Dai Senpai YMS Prof. GK untuk membahas Tinjauan Kinerja Rektor Unsada selama 2 Tahun (2015 - 2017) yang dibuat oleh Tim Tiga. Tim ini terdiri dari tiga orang anggota dan satu sekretaris yang bertugas untuk menjembatani antara Unsada dan Dai Senpai. Maksud dibentuknya Tim Tiga ini supaya tidak setiap persoalan Unsada harus sampai kepada Dai Senpai, tapi cukup diselesaikan sampai Tim Tiga saja.
Namun ternyata dalam tinjauannya Tim Tiga melaporkan semua persoalan kepada Dai Senpai, malah persoalan yang dilaporkan itu hampir semuanya berupa kumpulan gosip, menyerang pribadi Rektor dari segala sisi, brutal, tendensius, bentuk pelemahan terhadap reputasi kepemimpinan yang sedang berjalan, menyebabkan demotivasi seluruh jajaran Unsada, serta memecah belah soliditas organisasi yang sedang dibangun.
Untuk diketahui, undangan kepada Rektor Unsada untuk bertemu Tim Tiga pada 25 April 2017 di salah satu cafe di Kemang dikirim melalui WA, bukan melalui undangan resmi sebagaimana bukti screenshoot WA berikut ini.
Menyadari bahwa Perguruan Tingggi adalah garba ilmiah tempat kebenaran diungkapkan, dua hari setelah mendapat Tinjauan Tim Tiga dari Dai Senpai, pada tanggal 1 Juni 2017 Rektor menggelar Rapat Senat Universitas untuk membahas hal ini. Pada saat itu Rektor memerintahkan kepada anggota Senat yang terdiri dari para Warek dan Dekan serta Direktur Sekolah Pasca Sarjana untuk menanggapi Tinjauan Tim Tiga secara tertulis dan dikirimkan melalui email ke Rektor. Sedangkan anggota Senat yang lain menanggapi Tinjauan Tim Tiga secara langsung dalam Rapat Senat hari itu.
Karena ini menyangkut reputasi[1], Rektor memandang perlu untuk mendalami Tinjauan Tim Tiga ini dan menyusun langkah-langkah reaksi sebagai bahan pembelajaran bagi seluruh sivitas akademika untuk bahan introspeksi dalam membangun Unsada di masa yang akan datang.
Langkah selanjutnya setelah menggelar Rapat Senat Universitas, sebagai reaksi terhadap Tinjuan Tim Tiga, Rektor segera mengeluarkan berbagai SK Rektor, Nota Dinas dan Nota Penjelasan, sehingga semuanya menjadi lebih jelas dan proporsional.
Hal ini dilakukan karena Rektor menyadari bahwa perguruan tinggi yang sukses mendukung pembangunan bangsa adalah perguruan tinggi yang memiliki sarana-prasarana yang lengkap, apakah itu PTN maupun PTS. Biasanya PTS yang besar memiliki kemampuan itu. PTS seharusnya didukung oleh Yayasan yang kuat, dalam arti yayasan tersebut memiliki kemampuan finansial yang luar biasa untuk membangun PTS binaannya.
Apa yang dialami oleh Rektor belakangan ini secara operasional sering terjadi benturan dengan yayasan. Yayasan merasa sebagai pemilik, berhak mencampuri urusan operasional, sampai pada masalah-masalah pengaturan ruangan, posisi ruangan, proses seleksi dosen, dll. Bahkan sampai urusan stiker mobil Rektor, yayasan ikut mengaturnya. Silahkan lihat bukti screenshoot WA berikut ini.
Saat ini Rektor merasa yayasan terlalu jauh mengintervensi pelaksanaan operasional Unsada. Setiap saat para Warek, Dekan, jajaran, dan dosen dipanggil yayasan untuk ditanya berbagai hal dan diberi instruksi harus begini dan begitu. Hal ini dapat menyebabkan kepemimpinan Rektor menjadi tidak efektif. Yayasan terkesan tidak memiliki trust terhadap manajemen Unsada, apalagi kalau berurusan dengan proyek, dana dan pengadaan barang tertentu.
Tingkah polah yayasan terlalu kuat mendominasi, termasuk hal-hal sepele yang dapat digolongkan pelanggaran terhadap statuta. Hal ini diperparah dengan adanya permintaan dana yang tidak transparan dan sulit dipertangung- jawabkan, komunikasi yang yang semakin memburuk, serta pelanggaran hak dan wewenang pekerjaan membuat lingkup dan koridor wewenang semakin tidak jelas.
"Jagalah reputasi dengan nyawamu. Sekali reputasi itu hilang, kamu akan menjadi rapuh dan pasti diserang dari segala sisi".Akhir kata, selamat menikmati Reaksi Rektor ini, semoga bisa menjadi pembelajaran bagi Unsada untuk tetap tegar melangkah ke depan. MERDEKA .. !
Jakarta, 17 September 2017
Rektor,
Dr. H. Dadang Solihin, SE, MA
Pembina Utama Madya /IV.D
NIP. 19611106 198811 1 001
Pendahuluan
Belum genap dua tahun menjabat sebagai Rektor Unsada, pada tanggal 31 Mei 2017 Yayasan Melati Sakura sudah mengeluarkan review/evaluasi kinerja Rektor yang dikenal sebagai Review Tim Tiga. Bahkan sudah disiapkan calon pengganti Rektor, yaitu Dr. Agus Salim Dasuki. Hal ini terungkap ketika pada tanggal 17 Juli 2017 Rektor menerima telpon dari seorang teman yang pada saat itu sedang ngobrol dengan Kepala BPPT di ruangan kerjanya. Menurut teman melalui telpon kepada Rektor, pada saat itu masuklah ke ruangan Kepala BPPT Pak Agus Salim Dasuki membawa surat persetujuan untuk menjadi Rektor Unsada yang harus ditanda tangani oleh Kepala BPPT. Setelah menerima informasi tersebut, segera Rektor mengirim WA kepada Pak Agus Salim Dasuki: “Assalamualaikum Kang Agus ada info mau jadi Rektor?”. Sampai saat ini WA tersebut tidak pernah dijawab oleh Pak Agus.
Review Tim Tiga berisi tinjauan kinerja Rektor Unsada selama 2 tahun (2015-2017). Review ini disiapkan oleh Tim Tiga yang terdiri dari Oloan P. Siahaan (Ketua), Doddy Soepardi HAR (Anggota), lsmadji Hadisumarto (Anggota), dan Hidekie Amangku (Sekretaris).
Adapun Review Tim Tiga berisi beberapa bagian, yaitu:
• PRESTASI
• KELEMAHAN
• BEBERAPA LANGKAH PERBAIKAN KE DEPAN
• VISI-MISI UNSADA
• BEBERAPA CATATAN MEI 2017
UMUM
PENGELOLAAN DILIHAT DARI ASPEK KINERJA
Sebagaimana yang dijelaskan pada bagian Pengantar, menurut hemat saya Review Tim Tiga ini hampir semuanya berupa kumpulan gosip, menyerang pribadi Rektor dari segala sisi, brutal, tendensius, bentuk pelemahan terhadap reputasi kepemimpinan yang sedang berjalan, menyebabkan demotivasi seluruh jajaran Unsada, serta memecah belah soliditas organisasi yang sedang dibangun.
Reaksi Rektor terhadap Review Tim Tiga
PRESTASI
Review Tim Tiga
Peningkatan Rangking Unsada dari 366 menjadi 109, dst.
Reaksi Rektor
Pencapaian prestasi yang sangat mencengangkan ini tidak ada kaitannya dengan terbentuknya konsorsium 11 Universitas untuk membantu Unsada.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 308/19 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Usaha usaha untuk menuju kampus bebas dari NARKOBA, walaupun belum sepenuhnya tercapai.
Reaksi Rektor
Hal yang terpenting adalah bukan pada ‘usaha yang belum sepenuhnya tercapai’, melainkan pada ‘usaha yang sudah berani dimulai’, mengingat risiko yang bisa saja terjadi pada universitas jika sampai benar didapati ada penyalahgunaan narkoba di dalam kampus, seperti rusaknya reputasi dan nama baik Unsada dan hilangnya kepercayaan masyarakat untuk menyekolahkan anaknya di Unsada.
Usaha tersebut pun masih terus dilakukan sampai saat ini. Adapun usaha yang telah dilakukan adalah: (1) Tes Urine bagi seluruh karyawan dan dosen yang hasilnya nihil, (2) kerja sama dengan BNN untuk penelusuran dan pengawasan yang intens hingga saat ini.
Review Tim Tiga
Usaha-usaha untuk menekan mahasiswa-mahasiswa yang menginap di kampus walaupun belum berhasil sepenuhnya.
Reaksi Rektor
Usaha yang dilakukan seperti memindahkan ruangan organisasi mahasiswa yang bertempat di lantai 2, 3 atau 4 ke lantai 1 dan ruangan yang dibuat berdinding kaca supaya lebih transparan, mematikan arus listrik dan koneksi internet di gedung fakultas dan UKM setelah jam 23.00, membuat naskah perjanjian mahasiswa yang bermeterai dan ditandatangani mahasiswa & orang tua/wali mahasiswa, peningkatan kualitas SDM Keamanan & Ketertiban telah berhasil mengurangi jumlah mahasiswa yang menginap. Namun, masih memerlukan kerja sama dengan seluruh pihak terkait, antara lain:
Jajaran fakultas yang bersangkutan. Keberanian, konsistensi dan tekad bersama seluruh unsur jajaran fakultas sebagai pemegang otonomi kewenangan tingkat fakultas adalah faktor dominan untuk penanganan masalah ini. Rektor telah merancang strategi-strategi seperti yang tertulis di atas, kemudian jajaran fakultas yang menjadi ujung tombak pelaksanaan strategi serta penegakkan peraturan yang harus disertai pengawasan intens dari Wakil Rektor II Bidang Non-Akademik dan Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan.
Satuan Pengamanan dan Ketertiban Unsada. Sistem apresiasi dan sanksi sedang dirancang sebagai bentuk motivasi bagi para anggota keamanan yang berani menindak mahasiswa/karyawan yang melakukan pelanggaran universitas, termasuk menertibkan mahasiswa yang menginap.
Review Tim Tiga
Peningkatan jumlah mahasiswa namun perlu ditelaah atas kemampuan Unsada.
Reaksi Rektor
Harus lebih jelas dan spesifik apa yang dimaksud dengan kemampuan Unsada. Sebagai perguruan tinggi yang hampir seluruh pembiayaannya berasal dari mahasiswa, maka peningkatan jumlah mahasiswa berarti peningkatan pemasukan untuk pembangunan dan pengembangan Unsada.
Tolong perhatikan Surat Edaran Menristek Dikti RI Nomor 105/M/VI/2015 tanggal 05 Juni 2017 perihal Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti), pada poin ke-5 disebutkan bahwa kesehatan perguruan tinggi dan program studi dapat dicermati melalui rasio dosen terhadap mahasiswa. Rasio ideal program studi adalah 1:20 untuk eksakta dan 1:30 untuk ilmu sosial, dengan toleransi 50%. Apabila rasio dosen terhadap mahasiswa timpang, maka solusi terbaik adalah bukan membatasi penerimaan jumlah mahasiswa baru, melainkan menambah jumlah dosen, khususnya dosen tetap. Diikuti dengan perbaikan manajemen kelas yang baik.
Jika memperhatikan beberapa ruangan kelas yang saat ini masih ada yang kosong di waktu-waktu kuliah, dengan manajemen kelas yang baik maka daya tampung untuk penambahan mahasiswa masih memadai.
Tempat parkir motor, ruang-ruang kelas, ruang UKM, tempat belajar mahasiswa, ruang baca, laboratorium pun telah dibenahi dan dibangun baru, sehingga cukup untuk menampung pertambahan jumlah mahasiswa.
Adanya kebijakan penyelenggaraan perkuliahan dengan sistem E-Learning membuat pemanfaatan ruang kelas bisa menjadi lebih efisien.
Review Tim Tiga
Membuat indikator kerja bersadarkan panduan Kopertis untuk seluruh jajaran pimpinan, staf dan karyawan Unsada.
Reaksi Rektor
Sampai saat ini pelaksanaan indikator kinerja tersebut masih dimonitor. Selain itu telah diterbitkan:
Rencana Induk Pengembangan 2015-2019,
Rencana Strategis 2015-2019,
Buku Kuning tentang Pedoman Revitalisasi Program Kemahasiswaan,
Buku Hijau tentang Pedoman Revitalisasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
Dll.
KELEMAHAN
Review Tim Tiga
Karakter yang kurang dapat menerima saran/pendapat dari jajaran dibawahnya dan dari YMS, dengan dalih yang tidak relevan "Lulusan Terbaik LEMHANAS" kenapa harus selalu minta izin dan policy/keputusan Rektor tidak boleh dibantah sehingga cenderung menjurus otoriter dan difensif.
Reaksi Rektor
Praktik bullying oleh oknum YMS terhadap jajaran Unsada sudah bukan rahasia umum lagi. Ketika bullying itu terjadi, banyak jajaran yang menerima itu sebagai sesuatu yang wajar dan pasrah, namun tidak demikian bagi Rektor. Rektor memiliki karakter yang sama sekali tidak mau di-bully oleh siapapun. Kalimat lulusan terbaik Lemhannas Rektor sampaikan ketika pada tanggal 25 April 2017 di Gourmet Restaurant Jl. Kemang Raya No 68 Jakarta antara Jam 19.00-20.00 Sdr. Oloan P. Siahaan mengatakan kepada Rektor bahwa PNS kualitasnya di bawah swasta. Menurut Rektor, PNS tidak seperti itu, Rektor bangga sebagai PNS, apalagi Rektor adalah lulusan terbaik dari lembaga pendidikan paling bergengsi, yaitu Lemhannas. Selanjutnya Sdr. Oloan menimpali (mem-bully) dengan mengatakan: “alah apa itu Lemhannas, banyak jenderal lulusan Lemhannas juga tidak karuan”.
Oloan P. Siahaan: “alah apa itu Lemhannas, banyak jenderal lulusan Lemhannas juga tidak karuan”Menanggapi bahwa jajaran selalu minta izin dan policy/keputusan Rektor tidak boleh dibantah sehingga cenderung menjurus otoriter dan difensif, selama 2 tahun ini Rektor menerapkan kebijakan egaliter dan terbuka. Siapa saja, kapan saja dan di mana saja seluruh sivitas akademika Unsada bisa bertemu dengan Rektor. Rektor bukanlah tipe pemimpin yang otoriter dan difensif. Ruangan Rektor sangat transparan, setiap saat bisa dilihat dari luar apa saja kegiatan Rektor di dalam ruangan. Ruangan Rektor bukanlah tempat praktik perselingkuhan, konspirasi atau bahkan KKN, sehingga Ruangan Rektor tidak perlu tertutup.
Dalam pengambilan keputusan, keputusan selalu didasari pertimbangan pihak-pihak terkait. Rektor tidak segan memanggil pemangku kepentingan untuk meminta pertimbangan dan saran untuk penyelesaian suatu masalah, sehingga keputusan dan kebijakan yang diambil merupakan rumusan dari diskusi yang didasari pertimbangan dan usulan yang disampaikan dalam diskusi.
Dengan dijadikannya ruangan Rektor yang terbuka, Rektor dan para jajaran bebas berdiskusi serta saling memberi masukan dan pandangan untuk berbagai hal terkait kemajuan Unsada. Keputusan selalu diambil dengan cepat dan tepat.
Statement Tim Tiga di atas tidak didukung survei menyeluruh. Hasil survey terhadap jajaran setelah menerima “Review Tim Tiga” yang menyatakan bahwa karakter Rektor kurang dapat menerima saran/pendapat, otoriter dan difensif adalah jauh panggang dari api. Review Tim Tiga hanya berdasarkan gosip yang didasari oleh like/dislike saja.
Berkaitan dengan Lemhannas, silahkan lihat NPK 312/20 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Kontrol terhadap biaya pengeluaran sangat lemah demikian pula pandangan yang keliru bahwa anggaran pendapatan harus sama dengan pengeluaran dan anggaran yang ada harus dihabiskan. Pengeluaran untuk ceremonial, gathering, rapat kerja, kegiatan-kegiatan resimen mahasiswa (MENWA) yang tidak terencana dan terkontrol, contoh: biaya serah terima jabatan untuk kegiatan mahasiswa yaitu MENWA yang tidak wajar.
Reaksi Rektor
Pengeluaran untuk seremonial, gathering, dan rapat kerja sudah dianggarkan dalam RKAT sedangkan penyelenggaraan Rapat Kerja pada dasarnya telah disetujui oleh YMS serta biayanya ada dalam RKAT.
Sampai saat ini pengeluaran yang tidak bisa dikontrol dan di luar program kerja/anggaran adalah pengeluaran untuk biaya makan-makan YMS melalui Warek II, setoran bulanan untuk YMS, beberapa permintaan dana dari YMS melalui Warek II, serta biaya voucher taxi Blue Bird untuk para Warek.
Pandangan bahwa pendapatan harus sama dengan pengeluaran dan anggaran yang ada harus dihabiskan tidak didasari bukti. Rektor berpendapat bahwa pendapatan yang masuk digunakan seefektif dan seefisien mungkin untuk kemajuan Unsada dan sivitas akademikanya, bukan malah sebagian besar disimpan sebagai dana pasif saja.
Biaya yang dikeluarkan Unsada untuk kegiatan Serah Terima Jabatan Komandan Batalyon Bushido Menwa Unsada & Pengukuhan Ketua IARMI Komisariat Unsada & Swiss German University (SGU) pada 16 Mei 2017 adalah sebesar Rp1.903.000,- untuk keperluan coffee break bagi para tamu undangan (yang sebagian besar adalah undangan internal + Rektor & IARMI SGU + yang melantik dari Skomenwa Jayakarta dan IARMI Jakarta). Nominal tersebut kurang lebih sama dengan nominal pengeluaran untuk keperluan yang sama di kegiatan Sertijab/Pelantikan Pejabat Struktural Unsada.
Adapun jika yang dianggap/terlihat besar adalah biaya makan siang bersama di RM Pagi Sore, maka dapat disampaikan bahwa seluruh biaya makan siang tersebut di-cover oleh teman dari Swiss German University.
Terlihat sekali bahwa “Review Tim Tiga” ini disusun berdasarkan masukan berupa gosip, dan tidak dicek dulu kebenarannya. Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NDK 282/21 Juni 2017 terlampir.
“Review Tim Tiga” ini disusun berdasarkan masukan berupa gosipReview Tim Tiga
Pekerjaan-pekerjaan renovasi yang berkelanjutan dalam kurun waktu 2 tahun terakhir tanpa tender, tanpa dianggarkan dan tanpa konsultasi dengan YMS. Demikian pula kontrak-kontrak pekerjaan yang kurang bermanfaat untuk UNSADA dan menghabiskan biaya antara lain kontrak dengan ESQ, newsweek.com walaupun hal ini dapat dicegah oleh pengurus YMS namun sebagian sudah terlanjur.
REAKSI REKTOR
1. Pada awal masa bakti Rektor 2015-2019, kondisi infrastruktur kampus Unsada sungguh sangat menyedihkan, padahal perbaikan infrastruktur sangat signifikan dalam memperbaiki akreditasi dan meningkatkan peringkat Unsada. Hal ini pernah disampaikan oleh Dr. Illah Sailah, Koordinator Kopertis III yang kaget ketika melihat kondisi Kampus Unsada pada 10 November 2015.
2. Area perbatasan kampus:
Bagian kampus Unsada yang berbatasan dengan BKT, yaitu dua buah pintu gerbang yang selama ini menjadi tempat pembuangan sampah warga, selama puluhan tahun tidak ada satupun Rektor Unsada yang membukanya. Kini kondisinya berubah drastis. Kedua pintu gerbang tersebut telah terbuka menjadi pintu gerbang halaman depan sesuai dengan perencanaan awal pembangunan kampus ini.
Bagian kampus Unsada yang berbatasan dengan rumah penduduk yang hampir longsor dan letaknya lebih tinggi dari kampus menyebabkan kotoran limbah rumah tangga dan inja bertebaran apabila hujan turun dengan deras.
3. Fasilitas penunjang kegiatan YMS:
Selama ini tidak ada ruangan layak bagi pengurus YMS untuk mengadakan rapat/pertemuan/koordinasi. Saat ini ruangan YMS menjadi lebih luas serta dilengkapi dapur yang memadai.
Saat ini ruangan YMS mendapat tambahan satu ruangan di lantai II Gedung Rektorat.
4. Infrastruktur penunjang kinerja pejabat, dosen/karyawan:
Ruangan Rektor yang tertutup, gelap, pengap, yang ditutup karpet yg sudah tua dan kotor.
Ruangan Wakil Rektor yang tertutup, tidak strategis untuk efisiensi kerja dan koordinasi,
Ruang koperasi karyawan yang tertutup, sempit dan kumuh.
5. Fasilitas bagi mahasiswa:
Ruangan kelas yang kusam dengan pintu2 triplek sudah pada rusak,
Tempat parkir motor yang sesak,
Tidak ada tempat mahasiswa untuk berkumpul,
Ruangan BEM, Himpunan, dan UKM yang kumuh, gelap, dan tertutup,
Kantin yang jorok dan tidak higienis,
Laboratorium untuk mahasiswa yang ala kadarnya,
Fasilitas toilet yang rusak, bau, dan berantakan,
Tempat wudhu di Masjid yang terbatas jumlahnya.
6. Fasilitias di Fakultas:
Ruangan tata usaha fakultas adalah tempat yang paling sibuk karena setiap saat disinggahi mahasiswa, dosen, karyawan, dan tamu. Namun kondisinya sudah tidak dapat mendukung fungsinya sebagai center point activities,
Tidak memiliki ruang baca yang memadai untuk mahasiswa, dosen, dan jajaran selain perpustakaan yang letaknya di lantai 3 Gedung Rektorat, padahal sebagai pusat pengembangan ilmu pengetahuan justru ruangan baca ini yang seharusnya diprioritaskan,
Ruangan dosen yang berhimpit-himpitan dengan tata letak yang berantakan,
Ubin-ubin di hampir setiap ruangan dan kelas yang pecah dan menggembung,
Jendela yang rusak dan hampir copot (jatuh dari ketinggian yang membahayakan).
7. Fasilitas penunjang kegiatan humas, admisi dan protokoler:
Meja front office yang sudah kusam dan keropos dimakan rayap, padahal kesan pertama yang diingat tamu tentang Unsada dipancarkan dari meja itu,
Ruangan tempat penerimaan mahasiswa baru yg sangat kecil, sumpek dan pengap,
Ruangan Biro Pemasaran dan Humas yang sering dikunjungi calon mahasiswa dan orang tua mahasiswa yang gelap dan berantakan,
Lobby gedung rektorat yang membingungkan tamu karena penataannya yang tidak jelas menghadap ke mana.
8. Infrastruktur penunjang kebersihan, kesehatan, keamanan, dan efisiensi energi di kampus:
Sampah berserakan di mana-mana,
Jalan bagi mahasiswa/dosen/karyawan yang sempit, tidak efektif, tidak rapih,
Jalan-jalan tergenang air,
Parit-parit mati yang menjadi tempat pembuangan sampah, penyebab banjir, penyumbatan dan sarang nyamuk/penyakit,
Unsada selama ini tidak memiliki tangki air (water torrent) untuk menampung air yang akan dialirkan ke seluruh kran berdasarkan prinsip gravitasi. Akibatnya, setiap membuka kran secara otomatis akan menghidupkan mesin pompa yang digerakkan oleh tenaga listrik dan mengakibatkan pemborosan listrik yang luar biasa.
Sungguh tragis di jaman lampu LED ini, penerangan kampus Unsada selama ini masih mempergunakan lampu TL yang besar2 sehingga sangat boros.
Karena faktor usia, saluran pipa air banyak yang bocor sehingga menimbulkan pemborosan listrik.
Genting dan plafon perlu perbaikan segera karena sudah banyak yang bocor.
Menanggapi pekerjaan-pekerjaan renovasi yang berkelanjutan dalam kurun waktu 2 tahun terakhir tanpa tender, bukan berarti penuh praktek KKN. Dalam hal ini Rektor telah menyiapkan Panduan Pengadaan Barang dan Jasa, membentuk Tim Audit Kinerja, dan membentuk Komisi Pemeriksa Keuangan (KPK).
Pekerjaan renovasi Unsada diprioritaskan untuk memperbaiki dengan cepat infrastruktur yg morat-marit dan memalukan tersebut, sebelum Unsada ditinggalkan oleh para mahasiswanya yang kecewa dan mereka pindah ke Universitas lain yang lebih baik, karena sudah santer beredar di kalangan mahasiswa bahwa Unsada adalah singkatan dari Universitas Salah Daftar. Mengapa tanpa tender? Karena disamping volume pekerjaannya yang kecil-kecil, juga untuk dapat segera diselesaikan sebelum Unsada ditinggalkan oleh para mahasiswanya yang kecewa. Dalam hal ini Rektor turun langsung untuk melakukan pengawasan supaya kualitas pekerjaannya baik dan tidak ada praktek KKN. Sedangkan yang berhubungan dengan pemborong adalah BUP dan Warek II. Rektor tidak terlibat sama sekali dengan unit price.
Untuk mengajukan usulan renovasi, penawaran diajukan dan dipertimbangkan terlebih dahulu oleh Rektor dan unit-unit terkait. Ada beberapa yang dikonsultasikan kepada YMS, tetapi sebagian besar ditolak untuk dilaksanakan. Harus disadari bahwa persaingan antar Universitas sedemikian ketatnya, apabila terlambat dan salah strategi, maka tidak tertutup kemungkinan Unsada akan ditinggalkan oleh mahasiswa2nya dan calon mahasiswa baru pun enggan untuk mendaftar di Unsada.
Menanggapi kalimat kedua: jika yang dimaksud ‘sebagian sudah terlanjur’ adalah ESQ, maka dapat dijelaskan bahwa kerjasama dengan ESQ diawali pada 4 Februari 2016, ketika Tim dari ESQ Group mengadakan presentasi mengenai Accelerated Culture Transformation kepada Rektor, para Wakil Rektor, Direktur Pasca Sarjana, para Dekan Fakultas, Kepala Lembaga, Para Ka. Biro dan Para Ka. Unit. Materi yang diberikan sangat bermanfaat untuk menanamkan dan mengokohkan nilai-nilai organisasi di UNSADA sehinga seluruh Sivitas Akademika UNSADA dapat sejalan di dalam melaksanakan misi untuk pencapaian visi UNSADA.
Selanjutnya pada 26 Februari 2016, berlokasi di Granada Ballroom Menara 165 Cilandak, Jakarta Selatan, Rektor UNSADA dan Direktur ESQ Leadership Center Luki Alamsyah menandatangani Nota Kesepahaman Bersama Kerjasama ESQ Leadership Center dan UNSADA yang dihadiri oleh seluruh Warek.
Pada 21 April 2016 dilaksanakan Focus Group Discussion jajaran Unsada membahas dan mempelajari hasil survey nilai-nilai budaya organisasi di Universitas Darma Persada. Selanjutnya pada 29 Juni 2016 dilaksanakan diskusi Hasil Survey Budaya Organisasi oleh ESQ Leadership Center di Ruang Rektor yang dihadiri oleh jajaran Unsada.
Oleh karena itu, kerja sama dengan ESQ bukan hal yang terlanjur, akan tetapi dimaksudkan dari awal untuk mengukur entropi organisasi Unsada berdasarkan hasil survey seluruh karyawan di Unsada serta merekomendasikan cara-cara memperbaikinya. Pengukuran entropi oleh ESQ telah berhasil dan hasilnya dapat dilihat dan terbukti benar.
Sedangkan tentang newsweek.com, pada waktu itu, 14 Desember 2016 Rektor diwawancara oleh Ms. Zornitza Natcheva, Editorial Director of Higher Education Spotlight Newsweek Magazine dan didampingi oleh Warek II dan Sdri. Christine Sekretaris Rektor. Pengambilan keputusan di awal untuk bekerja sama dengan newsweek.com melibatkan pertimbangan dan tanda tangan Wakil Rektor II yang ikut hadir pada waktu itu.
Sebelum memutuskan untuk menjalin kerjasama, rektor terlebih dahulu menelpon beberapa Rektor dari Perguruan Tinggi lain yang sudah menjalin kerjasama dengan perusahaan ini, di antaranya Rektor Unpar, untuk meminta pendapat mereka. Namun karena satu dan lain hal, kerja sama Unsada dengan perusahaan ini dibatalkan dan tidak ada sedikitpun biaya yang dikeluarkan.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 298/11 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Pandangan konsep new inisiative yang tidak masuk dalam anggaran dan tidak lazim dalam manajemen keuangan, demikian pula tidak ada skala prioritas dan cenderung pengeluaran mendadak tanpa rencana. Hal ini berbahaya bila tidak terkontrol karena dapat menyebabkan defisit.
Reaksi Rektor
Dalam budgeting khususnya dalam pembuatan rencana anggaran tahunan dikenal istilah baseline (current) dan new inititative (new strategies). Silahkan baca:
Program new initiatives yang dilaksanakan Unsada sebagian besar dalam rangka memenuhi kebutuhan infrastruktur yang sudah tidak memadai, namun tidak diusulkan melalui RKAT. Perbaikan infrastruktur yang kecil-kecil tersebut perlu segera dilaksanakan mengingat banyak mahasiswa yang kecewa akan kondisi infrastruktur Unsada yang ada. Apabila terlambat dan salah strategi, maka tidak tertutup kemungkinan Unsada akan ditinggalkan oleh para mahasiswa. Dan calon mahasiswa baru pun enggan untuk mendaftar di Unsada.
Review Tim Tiga
Penandatangan MOU dengan pihak luar yang tanpa didiskusikan atau dikoreksi yang membahayakan bila terjadi perselisihan dengan fihak-fihak lain.
Reaksi Rektor
Rektor pada awal masa baktinya pernah menandatangani MOU berbahasa Jepang yang tidak dimengerti, namun sudah ditanyakan kepada Dekan Fakultas Sastra apa isi MOPU tersebut. Sebelum Rektor menandatangani MOU tsb, Warek 2 dan Dekan Fakultas Sastra sudah memberikan paraf persetujuan. MOU tsb akhirnya dievaluasi oleh YMS dan direvisi untuk ditanda tangan kembali.
Secara definisi, Nota Kesepahaman atau juga biasa disebut Memorandum of Understanding (MOU) adalah suatu pernyataan tertulis yang menjabarkan pemahaman awal pihak yang berencana untuk masuk ke dalam kontrak atau perjanjian kerjasama lainnya. MOU adalah suatu tulisan tanpa komitmen/ tidak menjanjikan suatu apapun sebagai awal untuk kesepakatan. Suatu MOU tidak dimaksudkan untuk mengikat dan tidak menghalangi pihak dari tawar-menawar dengan pihak ketiga.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 330/31 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Kurang adanya koordinasi dalam bentuk rapat-rapat rutin dengan jajaran bawahnya.
Reaksi Rektor
Koordinasi dan rapat-rapat rutin dengan jajaran bawahnya sudah dilaksanakan oleh Rektor mulai dari awal jabatannya.
Pada awal menjadi Rektor, tepatnya tiga hari setelah pelantikan, pada 30 Juli 2015 Rektor bersama seluruh Sivitas Akademika, termasuk mahasiswa dan karyawan serta YMS merumuskan SWOT Unsada untuk perencanaan empat tahun ke depan. Silahkan lihat di https://www.slideshare.net/DadangSolihin/ perumusan-swot-dalam-rangka-agenda-revitalisasi-universitas-darma-persada-2015-2019.
Hampir setiap hari Rektor mengadakan rapat dengan jajaran, mahasiswa maupun mitra kerja dari luar Unsada. Pada 29 Februari 2016 Rektor dan para Warek telah menandatangani dokumen Indikator Kinerja Utama (IKU) serta Job Description bagi para Warek. Koordinasi dilaksanakan melalui sistem koordinasi yang terukur. Pada saat itu Rektor menginstruksikan kepada para warek untuk segera memenuhi IKU ini dan membuat IKU untuk jajaran di bawahnya. Silahkan lihat di https://www.slideshare.net/DadangSolihin/university-performance-measurement
Namun para Warek tidak melaksanakan perintah Rektor tersebut walaupun setiap saat selalu ditagih oleh Rektor. Para Warek terlalu sibuk melakukan pertemuan dengan YMS dan tidak menjadikan IKU serta beberapa Nota Dinas Khusus dari Rektor (sebagai lanjutan dari IKU tersebut) sebagai prioritas, padahal IKU tersebut adalah indikator dari seluruh pekerjaan Warek.
Pada 23 Agustus 2016 adalah momentum kebangkitan Program Kemahasiswaan Unsada melalui Deklarasi Revitalisasi Program Kemahasiswaan Unsada oleh para Wakil Rektor, Dekan Fakultas, Wakil Dekan, Ketua Jurusan dan dosen-dosen Unsada. Program kemahasiswaan di Unsada wajib ditingkatkan untuk mendongkrak kenaikan peringkat Unsada di antara seluruh perguruan tinggi di Indonesia dan untuk meningkatkan kualitas mahasiswa serta lulusan Unsada. Program yang besar ini dibagi habis kepada seluruh jajaran melalui penunjukan sebagai PIC masing-masing program. Silahkan lihat di https://www.slideshare.net/DadangSolihin/revitalisasi-program-kemahasiswaan-universitas-darma-persada
Ini adalah beberapa bukti bahwa seluruh tugas selalu didistribusikan ke/melibatkan unit-unit yang terkait secara terbuka sehingga dapat dimonitor bersama-sama. Sehingga tudingan bahwa Rektor kurang koordinasi dalam bentuk rapat-rapat rutin dengan jajaran bawahnya adalah tidak mendasar sama sekali.
Koordinasi dan rapat-rapat rutin adalah kegiatan Rektor setiap saat di Unsada. Rektor mengadakan koordinasi dan rapat rutin bukan hanya dengan jajaran, tetapi juga dengan seluruh stakeholders, mulai dari Mahasiswa, Cleaning Service, Office Boy, pengusaha kantin, petugas Satpam, para dosen, para kaprodi, para Dekan, para Warek, dan Senat Universitas. Bahkan Rektor meresmikan untuk pertama kalinya pendirian Forum Koordinasi Kepala Program Studi Unsada (Forkada).
Jumlah rapat atau pertemuan dapat dibuktikan dengan daftar hadir rapat dan dokumentasi (jika dibutuhkan). Bukti nyata dari adanya koordinasi dalam bentuk rapat-rapat rutin dengan jajaran Unsada sebagian bisa dilihat di FB Unsada, silahkan mengamatinya.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NDK 284/3 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Pengawasan/pelaporan atas kegiatan-kegiatan di jurusan lemah dan tidak terkoordinasi dengan baik.
Reaksi Rektor
Rektor telah berkoordinasi melalui para Wakil Rektor sesuai bidangnya dan para Dekan sesuai fakultasnya, karena di situlah fungsi manajemen. Rektor selalu mengingatkan para Dekan untuk meningkatkan akreditasi dan Rektor membekali dengan mengirim para Dekan, Kaprodi dan pejabat terkait untuk mengikuti pelatihan akademik. Rektor malah telah membuat dan membagikan standar dan template pelaporan untuk menjadi acuan seluruh jajaran.
Review Tim Tiga
Perijinan bagi karyawan, staf dan jajaran lainnya di UNSADA tidak terkoordinasi dengan baik demikian pula permintaan-permintaan baik dari karyawan dan mahasiswa yang diakomodir tanpa rekomendasi dari pejabat atasan terkait.
Reaksi Rektor
Apa yang dimaksud dengan perijinan dalam review tim tiga di atas tidak jelas. Terkait permintaan mahasiswa, jika berasal dari unit fakultas, maka Rektor akan memberikan pendapat dan arahan yang dibutuhkan namun keputusan ada di pihak pimpinan fakultas sebagai pemangku kepentingan. Jika berasal dari UKM, maka Rektor akan memberikan pendapat dan arahan yang dibutuhkan namun keputusan ada di Wakil Rektor III. Dan Wakil Rektor III bertanggung jawab mengakomodir hal-hal terkait mahasiswa, kecuali jika ada masalah yang prinsipil yang perlu tindakan/keputusan bersifat urgent dari Rektor.
Review Tim Tiga
Pengangkatan pegawai dan staf dosen yang kurang berkoordinasi dengan jajaran di bawahnya dan tidak memperhatikan baik segi kebutuhan atau biaya.
Reaksi Rektor
Hampir seluruh kebutuhan operasional Unsada dibiayai oleh dana dari mahasiswa. Dengan bertambahnya jumlah mahasiswa baru dari 1.100 (2015) menjadi 1.526 (2016) diperlukan penambahan jumlah dosen dan pegawai untuk memberikan pelayanan bagi para mahasiswa. Pengangkatan pegawai dan staf dosen dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan selalu berkoordinasi dengan seluruh jajaran terkait. Dalam hal ini unit user berhak mewawancara/ mempertimbangkan langsung mengenai pengangkatan pegawai/dosen.
Review Tim Tiga
Statuta UNSADA 2015/2016 dan rekomendasi dari yayasan kepada Rektor dengan No. 20/YMS/KU/V/2016 tentang persetujuan rencana anggaran 2015/2016 kurang diperhatikan sehingga banyak tindakan atau langkah- langkah tanpa mengindahkan dan berkonsultasi dengan YMS.
Reaksi Rektor
Statuta UNSADA 2015/2016 dilanggar sendiri oleh YMS dengan mengangkat Warek I dan memperpanjang Warek II tanpa melalui usulan dari Senat Universitas.
Rekomendasi dari yayasan kepada Rektor dengan No. 20/YMS/KU/V/2016 tidak dipahami.
Review Tim Tiga
Pemberian pinjaman ke karyawan harus terkontrol sesuai kemampuan untuk menghindari membengkaknya pinjaman.
Reaksi Rektor
Sebagai Rektor tidak ada satupun keputusan sepihak atau persetujuan yang diberikan dalam memberikan pinjaman tanpa melalui persetujuan Warek II.
Adapun yang sulit untuk mengontrolnya adalah pinjaman YMS melalui Warek II, dimana saat ini tercatat:
Pinjaman Yayasan Melati Sakura kepada Unsada pada 18 Desember 2015 sebesar Rp107.500.000,- untuk penyelenggaraan ASJA-ASCOJA International Symposium on Monozukuri pada 19 Desember 2015.
Pemberian pinjaman dana oleh Wakil Rektor II sebesar Rp65.000.000,- kepada Yayasan Melati Sakura pada 3 Mei 2017 yang peruntukkannya tidak jelas.
Pemberian dana setoran bulanan ke Yayasan Melati Sakura sebesar Rp30.000.000,- per bulan (pernah Rp50.000.000,-).
Permintaan dana dari YMS yang sering mendadak, tidak melalui surat -hanya lisan saja, serta tidak ada laporan pertanggungjawabannya.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NDK 285/3 Juli 2017 terlampir.
BEBERAPA LANGKAH PERBAIKAN KE DEPAN
Review Tim Tiga
Konsep ICT harus segera difikirkan untuk diterapkan di UNSADA.
Reaksi Rektor
Secara bertahap telah dilakukan mulai dari masalah Pemutahiran Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) yang secara keseluruhan terakses ke Ristek Dikti, Manajemen kelas, dan sistem monitoring proses pembelajaran.
Sistim informasi keuangan juga telah dibangun mulai dari sistem virtual account mahasiswa yang sudah diperbaharui dan lebih mutahir sehingga berbasis WEB. Sehingga mekanisme pembayaran oleh mahasiswa semakin mudah dari manapun.
Sistim informasi keuangan tentang mekanisme usulan permohonan penggunaan dana berbasis WEB yang keseluruhannya dikendalikan secara bertingkat dan notifikasi khusus mulai dari Prodi, Fakultas, Lembaga, Biro, UPT dengan pengendalian utama ada pada Warek II.
Dan yang akan segera diwujudkan adalah Sistem Informasi Pendidikan (SIP) yang akan mengatur absensi dosen dan mahasiswa, kontrol akademik, pusat data akademik, peminjaman buku perpusatakaan/ruang baca, id card sekaligus e-money dan kartu parkir.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 306/18 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Konsep CEO/COO yang banyak berlaku di perguruan tinggi baik di Jepang, maupun di Indonesia yaitu konsep Rektor bertanggung jawab khusus menangani akademi sedangkan Yayasan atau tim khusus yang ditunjuk akan menangani manajemen, secara bertahap perlu ditindaklanjuti. Hal ini juga baik untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan di kemudian hari.
Reaksi Rektor
Penerapan konsep ini adalah kewenangan yayasan dengan memperhatikan Undang-undang No 16 Tahun 2001 tentang Yayasan sebagaimana diubah dengan Undang-Undang No. 28 Tahun 2004, dan Undang-undang No 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
Yang patut diperhatikan apakah yayasan dibenarkan menarik dana/uang dari lembaga pendidikan di bawahnya, maka hal ini berkaitan dengan kekayaan yayasan. Kekayaan yayasan itu sendiri diatur dalam Pasal 26 UU Yayasan yang berbunyi: \
(1) Kekayaan Yayasan berasal dari sejumlah kekayaan yang dipisahkan dalam bentuk uang atau barang.\
(2) Selain kekayaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), kekayaan Yayasan dapat diperoleh dari:
sumbangan atau bantuan yang tidak mengikat;
wakaf;
hibah;
hibah wasiat; dan
perolehan lain yang tidak bertentangan dengan Anggaran Dasar Yayasan dan/atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(3) Dalam hal kekayaan Yayasan berasal dari wakaf, maka berlaku ketentuan hukum perwakafan.
(4) Kekayaan Yayasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) dipergunakan untuk mencapai maksud dan tujuan Yayasan.
Dari penjelasan Pasal 26 ayat (2) UU Yayasan diperoleh penjelasan sebagai berikut:
Sumbangan atau bantuan yang tidak mengikat adalah sumbangan atau bantuan sukarela yang diterima Yayasan, baik dari Negara, masyarakat, maupun dari pihak lain yang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Wakaf adalah wakaf dari orang atau dari badan hukum.
Hibah adalah hibah dari orang atau dari badan hukum.
Besarnya hibah wasiat yang diserahkan kepada Yayasan tidak boleh bertentangan dengan ketentuan hukum waris.
Perolehan lain misalnya deviden, bunga tabungan bank, sewa gedung, atau perolehan dari hasil usaha Yayasan.
Mengacu pada sumber kekayaan yang diperoleh yayasan di atas diketahui bahwa kekayaan yayasan hanya bisa didapat dari kelima hal di atas.
Adapun mengenai lembaga usaha yang di dalamnya terdapat penyertaan kekayaan yayasan, diatur dalam Pasal 3 dan Pasal 7 UU Yayasan:
Pasal 3 UU Yayasan:
Yayasan dapat melakukan kegiatan usaha untuk menunjang pencapaian maksud dan tujuannya dengan cara mendirikan badan usaha dan/atau ikut serta dalam suatu badan usaha.
Yayasan tidak boleh membagikan hasil kegiatan usaha kepada Pembina, Pengurus, dan Pengawas.
Pasal 7 UU Yayasan:
Yayasan dapat mendirikan badan usaha yang kegiatannya sesuai dengan maksud dan tujuan Yayasan.
Yayasan dapat melakukan penyertaan dalam berbagai bentuk usaha yang bersifat prospektif dengan ketentuan seluruh penyertaan tersebut paling banyak 25 % (dua puluh lima persen) dari seluruh nilai kekayaan Yayasan.
Anggota Pembina, Pengurus, dan Pengawas Yayasan dilarang merangkap sebagai Anggota Direksi atau Pengurus dan Anggota Dewan Komisaris atau Pengawas dari badan usaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2).
Melihat pada ketentuan di atas, jelas bahwa selain bersumber dari hal-hal yang disebut dalam Pasal 26 UU Yayasan, penarikan dana dari lembaga pendidikan di bawah naungan yayasan tersebut tidak dibenarkan.
Review Tim Tiga
Pada tahap awal pembenahan keuangan di UNSADA perlu dilakukan :
Penyederhanaan rekening UNSADA di bank-bank yang saat ini berjumlah 9 rekening menjadi rekening revenue dan operation.
Seperti pada lazimnya di perusahaan-perusahaan/institusi yang baik, penandatanganan cek harus 2 (dua) di antara 3 (tiga) orang, atau 2 (dua) di antara 4 (empat) orang.
Pengeluaran keuangan harus sesuai dengan anggaran yang telah disetujui oleh Yayasan.
Perbaikan renumerasi baik kepada ektor dan jajarannya di Universitas, yang perlu peninjauan, apabila keuangan memungkinkan dan harus seizin Yayasan.
Reaksi Rektor
Untuk Rekening di Unsada selama menjadi Rektor belum pernah membuka rekening baru selain yang sudah ada atau karena adanya permintaan khusus dari Pengurus Yayasan karena kegiatan tertentu. .
Penandatanganan Cek yang berlaku saat ini sudah berlaku sebelum menjadi Rektor tahun 2015 yang diketahui persis oleh Wakil Rektor II.
Sudah dijelaskan berulang kali pada bagian lain, karena menyangkut berbagai hal yang tidak sederhana.
Perbaikan remunerasi oleh Rektor adalah sebagai pelaksanaan dari perintah Ketua Dewan Penyantun dan Ketua YMS pada tanggal 25 Oktober 2016 di salah satu restoran Jepang di Jl. Senopati Jakarta Selatan. Pada saat makan siang yang dihadiri pula oleh Pak John Suraputra dan Sdr. Ismadji tersebut, Ketua Dewan Penyantun mengatakan bahwa remunerasi Unsada harus ditingkatkan, dan tolong disesuaikan dengan Universitas lain sebagai bahan pertimbangan.
Review Tim Tiga
Perlu adanya seorang pengawas internal khusus keuangan yang berkantor di UNSADA.
Reaksi Rektor
Tidak perlu, karena Wakil Rektor II Bidang Non Akademik telah memiliki tugas dan tanggung jawab tersebut dalam Indikator Kinerja Utama (Jakarta, 29 Februari 2016) pada poin no.7, yaitu “Pengawasan, Pengendalian, Monitoring dan Evaluasi Bidang Non Akademik”.
unsada
Akronim dari Universitas Darma Persada, didirikan pada 6 Juli 1986 oleh sekumpulan pemuda-pemudi Indonesia yang pemah belajar di Jepang dan tergabung dalam organisasi Perhimpunan Alumni dari Jepang (PERSADA), sebagai ungkapan rasa terimakasihnya kepada nusa dan bangsa, atas kesempatan yang diberikan memperoleh pendidikan dan pengalaman di Jepang.
VISI
Menjadi Universitas terkemuka di Indonesia dengan keunggulan dalam aspek Budaya yang diperkaya dengan Monozukuri serta memberi kontribusi berarti bagi pembangunan Bangsa dan Negara.
MISI
Menyelenggarakan Pendidikan, Pengajaran dan Penelitian dalam kerangka Tri Dharma
Perguruan Tinggi, yang unggul dalam aspek Budaya yang diperkaya Monozukuri.
Menghasilkan lulusan yang memiliki budaya kreatif dan innovative dalam membuat barang (monozukuri tetsugaku), semangat industri (sangyo spirit), dan jiwa wirausaha/ entrepreneurship (kigyoka) sehingga memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk menghasilkan barang/jasa yang berdaya saing tinggi di pasar global, baik sebagai individu atau sebagai bagian dari satu sistem.
Menghasilkan lulusan yang trilingual yang dalam tahap permulaan dimulai dengan bahasa Indonesia, Inggris dan bahasa Jepang.
Menghasilkan lulusan yang dapat dengan cepat memperoleh pekerjaan atau berusaha.
Reaksi Rektor
Sesuai arahan dari Kementerian Ristek Dikti, Visi-Misi Universitas harus diturunkan ke dalam Tujuan, Sasaran, Program, bahkan sampai ke kurikulum. Demikian pula monozukuri, monozukuri tetsugaku, sangyo spirit, kigyoka, dan trilingual yang sudah jelas tercantum dalam Visi-Misi Unsada.
Untuk mewujudkan Visi-Misi ini diperlukan bukan hanya semangat yang membara, namun juga modal yang besar untuk membangun sarana prasarana kelas, laboratorium, perpustakaan, ruang baca, student center, dll.\
Kenyataan adalah hampir sebagian besar pembiayaan untuk mewujudkan Visi-Misi tersebut berasal dari mahasiswa, bukan dari yayasan.
BEBERAPA CATATAN - MEI 2017
Dalam beberapa kesempatan, Ketua Dewan Pembina rnernberitahukan bahwa beliau telah menugaskan Wakil Ketua Dewan Pembina, Wakil Ketua Umum , dan Ketua Badan Pengawas YMS untuk melakukan monitoring pengelolaan universita serta mengambil langkah2 penyesuaian/correction, dimana utk masalah2 yg sangat principle agar melaporkan kpda Ketua Umum dan Ketua Dewan Pembina. Untuk kelancarannya, tim ini diperkuat dengan mengikut sertakan Sekretaris Jenderal YMS.
Berikut adalah beberapa catatan mengenai kepemimpinan dan pengelolaan selama hampir 2 tahun terakhir ini, yg disimpulkan dari beberapa kali rapat tim, pertemuan dengan Rektor, serta pertemuan dengan para Wakil Rektor.
A. UMUM
Review Tim Tiga
Kurang meresapi makna dan mendasari pengelolaan pada :
• Tujuan mendirikan unsada
• Visi unsada
• Misi unsada
Reaksi Rektor
Tujuan mendirikan Unsada sudah dijelaskan secara panjang lebar oleh pengurus Yayasan Melati Sakura kepada saya pada saat Seleksi Calon Rektor Universitas Darma Persada di Ruang Sasana Wiyata Unsada pada 19 Juni & 23 Juli 2015.
VisiUnsada adalah: ”Menjadi Universitas terkemuka di Indonesia dengan keunggulan dalam aspek Budaya yang diperkaya dengan Monozukuri serta memberi kontribusi berarti bagi pembangunan Bangsa dan Negara.”
Misi Unsada adalah:
Menyelenggarakan Pendidikan, Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat dalam kerangka Tri Dharma Perguruan Tinggi, yang unggul dalam bidang Budaya dan Monozukuri.
Menghasilkan lulusan yang memiliki: budaya kreatif dalam membuat barang (monozukuri tetsugaku), semangat industri (sangyo spirit), dan jiwa wirausaha/entrepreneurship (kigyoka), sehingga memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk menghasilkan barang/jasa yang berdaya saing tinggi di pasar global, baik sebagai individu atau sebagai bagian dari satu sistem.
Menghasilkan lulusan yang trilingual, yang dalam tahap permulaan dimulai dengan bahasa Indonesia, Inggris dan bahasa Jepang.
Menghasilkan lulusan yang dapat dengan cepat memperoleh pekerjaan atau berusaha.
Menyadari bahwa Unsada merupakan PTS yang menyelenggarakan pendidikan tinggi berdasarkan mandat akademik yang diberikan pemerintah dan pendelegasian wewenang pengelolaan sumber daya dari YMS, maka untuk melaksanakan pendidikan yang bermutu dan manajemen yang akuntabel perlu pengaturan tata kelola (governance) PTS yang baik dan benar.
Periode 2015-2019 adalah momentum yang sangat tepat bagi Universitas Darma Persada untuk melakukan revitalisasi secara menyeluruh. Untuk itu dalam memimpin perubahan diperlukan strategi yang jitu untuk melaksanakan revitalisasi ini melalui perumusan tujuh langkah manajemen strategis Unsada, sebagai berikut:
Yang pertama adalah analisa delapan area perubahan, yaitu 1) Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran; 2) Tatalaksana, yaitu sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai prinsip-prinsip good governance; 3) Peraturan Perundang-undangan berupa regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif; 4) SDM yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera; 5) Pengawasan untuk meningkatkan penyelenggaraan Tri Dharma PT yang bebas KKN; 6) Akuntabilitas berupa meningkatnya kapasitas dan kapabilitas kinerja jajaran dan dosen; 7) Pelayanan publik berupa pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat terutama mahasiswa; dan 8) Mindset dan Cultural Set Dosen dan Jajaran dengan integritas dan kinerja yang tinggi.
Langkah kedua, melakukan environmental scanning dengan analisa SWOT, yaitu suatu proses merinci keadaan lingkungan internal dan eksternal guna mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan Unsada ke dalam kategori Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, sebagai dasar untuk menentukan tujuan dan sasaran, serta strategi mencapainya untuk memiliki keunggulan meraih masa depan yang lebih baik. Aspek yang dinilai terhadap setiap variabel terpilih adalah Nilai Urgensi (NU) berdasarkan skala Likerts 1 (tidak penting) sampai dengan 4 (penting sekali) dan Bobot Faktor (BF) berdasarkan persentase. Setelah dilakukan environmental scanning, maka didapat masing-masing empat variabel untuk Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. Sebagai hasil dari analisa SWOT, maka dapat disimpulkan ada dua fakta obyektif tentang kondisi saat ini yang berkaitan Unsada, yaitu: Kondisi W-T sebagai variabel permasalahan yang ditemukan, dan Strategi S-O sebagai variabel yang diharapkan. SWOT Unsada dapat dilihat di https://www.slideshare.net/DadangSolihin/perumusan-swot-dalam-rangka-agenda-revitalisasi-universitas-darma-persada-2015-2019.
Ketiga, merumuskan Mental Model Unsada, dalam hal ini saya mengusulkan “Kompeten dan Daya Saing yang Tinggi” sebagai mental model.
Keempat, merumuskan Strategic Map melalui Balance Scorecard (BSC), yaitu suatu mekanisme sistem manajemen yang mampu menerjemahkan visi dan strategi organisasi ke dalam tindakan nyata di lapangan berupa kegiatan-kegiatan strategis.
Langkah kelima, merumuskan Logic Model untuk mendapatkan program dan kegiatan yang tepat selama kurun waktu 2015-2019. Logic Model adalah cara mencapai tujuan akhir berupa impact melalui serangkaian proses yang dimulai dari input, output, outcome, dan impact.
Keenam, menyusun Analisis Beban Kerja (ABK) untuk mendapatkan informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja Unsada secara sistematis.
Langkah terakhir adalah menyusun Indikator Kinerja Utama (IKU) sebagai inti dari strategic map, yang akan menjadi pegangan Unsada selama kurun waktu 2015-2019. IKU Unsada 2015-2019 dapat dilihat di https://www.slideshare.net/DadangSolihin/university-performance-measurement.
Perubahan yang ingin dicapai melalui peningkatan kompetensi dan daya saing yang tinggi dari SDM Unsada dapat diwujudkan dengan strategic map yang khusus dirancang (specific) bagi kebutuhan Unsada. Sebagaimana yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, strategic map tersebut sudah disusun dengan terukur (measurable), dapat dilaksanakan (achievable), dan sesuai dengan kondisi saat ini (relevant) dan tantangan lima tahun ke depan (timely).
Selanjutnya, berdasarkan penjelasan dari pengurus YMS poin 1 tersebut, dari Visi-Misi Unsada, serta dari online research yang dilakukan dalam rangka persiapan seleksi calon Rektor, serta perumusan tujuh langkah manajemen strategis Unsada telah saya rumuskan Visi-Misi Rektor Unsada sebagai dasar bagi Rektor terpilih untuk menyusun program kerja 2015-2019. Silahkan lihat di https://www.slideshare.net/DadangSolihin/ revitalisasi-universitas-darma-persada-visi-misi-dan-agenda-strategis-calon-rektor-20152019
Pada saat seleksi tersebut, Visi Rektor Unsada 2015-2019 yang diajukan adalah: “Mewujudkan Unsada dengan penyelenggaraan Tri Dharma PT yang inovatif, atmosfir akademik yang kondusif, dan lingkungan kampus yang harmonis untuk menjadi Universitas terkemuka di Indonesia dengan keunggulan dalam aspek Budaya yang diperkaya dengan Monozukuri serta memberi kontribusi berarti bagi pembangunan Bangsa dan Negara.”
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 333/31 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Kurang mernperhatikan/melaksanakan prinsip-prinsip dasar unsada sbg satu institusi pendidikan yg a.I:
• Independent
• Non politik
• Non sektarian
Reaksi Rektor
Berkatian dengan prinsip dasar Unsada sbg satu institusi pendidikan yang Independen (bebas, tidak terikat), Rektor memiliki prinsip bahwa Unsada hanya tunduk dan patuh kepada Statuta Unsada dan peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan oleh pemerintah Repubilk Indonesia, di antaranya adalah UU No 16 Tahun 2001 tentang Yayasan sebagaimana diubah dengan UU No. 28 Tahun 2004, dan UU No 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, serta berbagai peraturan yang dikeluarkan oleh Kementerian Ristek Dikti.
Berkatian dengan prinsip dasar Unsada sbg satu institusi pendidikan yang Non politik, hal ini merupakan ekses dari Pilkada DKI yang diikuti oleh pasangan kontestan: (1) AHY-Silviana, (2) Ahok-Djarot (3) Anies-Uno.
Pemilihan AHY sebagai orator pada Wisuda bulan September 2017 yang akan datang adalah pilihan panitia Wisuda yang disetujui Rektor. Ketika pihak YMS berkeberatan, Rektor segera mengirim surat pembatalan kepada pihak AHY. Tidak terbukti juga bahwa ada unsur politik yang dilibatkan di Unsada. Jika yang dimaksud adalah isu-isu terkait Pilgub DKI, pemilihan AHY sebagai orator ilmiah terlepas dari keberadaannya sebagai Calon Gubernur, melainkan prestasi akademiknya di masa muda yang dapat dijadikan teladan.
Untuk diketahui bahwa AHY memiliki gelar Master of Science in Strategic Studies dari Rajaratnam School of International Studies -Nanyang Technological University, Master in Public Administration dari Edward S. Mason Fellowship -Kennedy School, dan MA in Leadership and Management dari George Herbert Walker School di Webster University. Semuanya dengan IPK 4.0.
Ketika tersebar berita di media massa bahwa Wakil Rektor II Unsada menjadi saksi yang meringankan Ahok, Rektor segera menyampaikan statemen kepada pers bahwa pernyataan Sdr. Eko bersifat pribadi, karena Unsada tidak berpolitik.
Pemasangan spanduk ucapan selamat kepada pasangan Gubernur Baru sama sekali tidak bermaksud dukungan secara politik, tetapi sebagai kesadaran bahwa Unsada adalah salah satu stakeholders pembangunan siap untuk bersinergi dengan pemerintah DKI. Selama proses Pilkada DKI, Rektor maupun Unsada sama sekali tidak terlibat di pihak manapun. Ketika pihak YMS berkeberatan, spanduk tersebut langsung diturunkan.
Perlu diketahui bahwa Rektor Unsada sampai saat ini masih menjadi Aparatur Sipil Negara (ASN) yang harus tunduk, taat dan patuh kepada UU No 5 Tahun 2014 tentang ASN, yaitu “ASN yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945”.
Berkatian dengan prinsip dasar Unsada sbg satu institusi pendidikan yang Non Sektarian, tidak terbukti bahwa Rektor terkait dengan suatu sekte/ mazhab tertentu yang terkungkung pada satu aliran saja. Rektor bukanlah penganut anggota kelompok keagamaan yang fanatik kepada suatu doktrin yang menolak paham yang berbeda dengannya.
Review Tim Tiga
Secara organisasi, kurang mendalami makna YMS sebagai badan hukum penyelenggara unsada dan implikasinya dalam pengoperasian unsada.
Reaksi Rektor
Pemanggilan Rektor pada tanggal 25 April 2017 di Gourmet Restaurant Jl. Kemang Raya No 68 Jakarta oleh YMS, dalam hal ini Tim Tiga, adalah bukti bahwa justru Tim Tiga yang tidak mengerti makna YMS sebagai badan hukum penyelenggara Unsada dan implikasinya dalam pengoperasian Unsada. Seharusnya rapat resmi antara Rektor dan YMS dilaksanakan di kampus dan mengundang seluruh anggota Senat Universitas, bukan di restoran.
Memperhatikan kondisi perguruan tinggi lain, saya menyadari bahwa PTS yang bernaung di bawah yayasan di Indonesia secara operasional sering terjadi benturan dengan yayasan. Dan yang telah menjadi kasus umum adalah tarik-menarik kepentingan dan kekuasaan antara yayasan dan PTS. Yayasan merasa sebagai pemilik, berhak mencampuri urusan operasional, sampai pada masalah-masalah pengaturan ruangan, posisi ruangan, proses seleksi dosen, dll. Sementara pihak universitas merasa yayasan terlalu jauh mengintervensi pelaksanaan operasional universitas. Setiap saat para Warek, Dekan, jajaran, dan dosen dipanggil yayasan untuk ditanya berbagai hal dan diberi instruksi harus begini dan begitu. Hal ini dapat menyebabkan kepemimpinan Rektor menjadi tidak efektif. Yayasan terkesan tidak memiliki trust terhadap manajemen PTS, apalagi kalau berurusan dengan proyek, dana dan pengadaan barang tertentu.
Sering terjadi tingkah polah yayasan terlalu kuat mendominasi, termasuk hal-hal sepele yang dapat digolongkan pelanggaran terhadap statuta. Hal ini diperparah dengan adanya permintaan dana yang tidak transparan dan sulit dipertangungjawabkan, komunikasi yang yang semakin memburuk, serta pelanggaran hak dan wewenang pekerjaan membuat lingkup dan koridor wewenang semakin tidak jelas. Walaupun tidak semuanya hubungan yayasan-universitas di Indonesia seperti ini, namun kondisi inilah yang menjadi isu utama terjadinya tarik menarik kekuasaan antara yayasan dan universitas yang sering berakhir dengan perpecahan.
Review Tim Tiga
Kurang meresapi isi dan makna statuta unsada, bahkan melakukan pelanggaran thd beberapa ketentuan yang terkandung.
Reaksi Rektor
Hal yang selalu dipersoalkan oleh YMS (dipersoalkan dengan bisik2, tidak terbuka) adalah Rektor telah mengangkat Kepala Biro Perencanaan Strategis yang tidak ada di dalam Statuta. Padahal ketika Karo Renstra dilantik pada tanggal 27 Agustus 2015 Sdr. Ismadji juga hadir selaku Wakil Ketua YMS. Rektor berpendapat bahwa Biro Renstra sangat dibutuhkan oleh Unsada, mana mungkin suatu organisasi tidak memiliki Biro Perencanaan.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NDK 305/18 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Leadership yang kurang transformative kearah yang diinginkan YMS, a.I dalam hal2:
• Memimpin perubahan
• Menciptakan iklim organisasi yg commit thd yayasan
• Meningkatkan trust thd pimpinan serta jajarannya
Reaksi Rektor
Memimpin perubahan di Unsada dimulai dengan merumuskan SWOT bersama seluruh stakeholders pada tiga hari setelah pelantikan Rektor, yaitu pada 30 Juli 2017.
Silahkan buka: https://www.slideshare.net/DadangSolihin/perumusan-swot-dalam-rangka-agenda-revitalisasi-universitas-darma-persada-2015-2019
Berdasarkan hasil perumusan dan perhitungan secara kuantitatif, strategi yang terpilih adalah WT, yaitu Minimalkan Kelemahan dan Hindari Ancaman. Adapun variabel strategi WT tersebut adalah:
Kurangnya dosen yang profesional, rendahnya kehadiran para dosen.
Kurangnya sarana dan prasarana, LAB, sistem ICT.
Kurang harmonisnya hubungan mahasiswa dengan jajaran, dan sesama jajaran.
Lemahnya follow up dan komunikasi dengan pihak jepang dan pihak lainnya.
Kurangnya promosi untuk meningkatkan jumlah mahasiswa/i.
Banyaknya universitas lain disekitar unsada, lulusan lebih kompeten, daya tariknya bagi dosen unsada lebih besar.
Banyaknya Regulasi baru dari DIKTI yang berubah-ubah.
Bebasnya status di media sosial yang bernada negatif tentang Unsada.
PTN terlalu ambisius.
Dengan adanya MEA, ada kebebasan untuk membuat universitas dari luar.
Hasil perumusan SWOT tersebut ditindaklanjuti dengan program-program yang terukur yang tertuang dalam Renstra Unsada 2015-2019.
Menanggapi iklim organisasi yg commit terhadap YMS, Rektor menekankan kepada terciptanya iklim organisasi di mana seluruh stakeholders –termasuk YMS- harus memiliki komitmen terhadap Unsada dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Statuta.
Menanggapi peningkatan trust terhadap pimpinan serta jajarannya Rektor menerapkan gaya kepemimpinan yang egaliter dengan menerapkan Good University Governance yang berdasarkan prinsip Transparansi, Partisipatif, dan Akuntabilitas dalam semua bidang.
Dalam hal ini YMS sama sekali tidak mengindahkan keberadaan Senat Universitas ketika memutuskan untuk mengangkat Warek I dan II.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 333/31 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Tatakrama kurang diperhatikan
REAKSI REKTOR
Rektor tidak mengerti apa yang dimaksud dengan tatakrama kurang diperhatikan. Apabila ini dimaksudkan bahwa Rektor tidak memiliki tatakrama yang baik, tentu Rektor tidak akan terpilih menjadi peserta terbaik pada Diklatpim II angkatan 29 Lembaga Administrasi Negara (2010) dan peserta terbaik yang mendapat penghargaan Bintang Seroja pada Program Pendidikan Reguler Angkatan 49 Lemhannas RI (2013).
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NDK 281/21 Juni 2017 dan NDK 294/10 Juli terlampir.
PENGELOLAAN DILIHAT DARI ASPEK KINERJA
Seperti diketahui, paradigma pengelolaan perguruan tinggi selalu mengacu pada peningkatan kualitas yang berkelanjutan. Sementara itu dilihat dari aspek kinerja, pengelolaan perguruan tinggi berfokus pada tiga kelompok penting, yaitu pengelolaan atas proses, isi (content) dan sumber daya (resources). Dibawah ini dicantumkan beberapa catatan secara garis besar.
Review Tim Tiga
Pengelolaan sumberdaya yang kurang terarah
• SDM ( akademik dan non akademik)
• Dana
• Sarana dan prasarana
Reaksi Rektor
Arah Pengelolaan Sumberdaya Unsada disampaikan Rektor pada 30 Juli 2015, tepat tiga hari setelah pelantikan Rektor. Pada saat itu Rektor mensosialisasikan Visi-Misi Rektor 2015-2019, serta bersama seluruh Sivitas Akademika, termasuk mahasiswa dan karyawan serta YMS merumuskan SWOT dan Strategi Unsada untuk perencanaan empat tahun ke depan. Silahkan lihat di https://www.slideshare.net/DadangSolihin/perumusan-swot-dalam-rangka-agenda-revitalisasi-universitas-darma-persada-2015-2019
Visi Rektor Unsada 2015-2019: “Mewujudkan Unsada dengan penyelenggaraan Tri Dharma PT yang inovatif, atmosfir akademik yang kondusif, dan lingkungan kampus yang harmonis untuk menjadi Universitas terkemuka di Indonesia dengan keunggulan dalam aspek Budaya yang diperkaya dengan Monozukuri serta memberi kontribusi berarti bagi pembangunan Bangsa dan Negara.”
Misi Rektor 2015-2019:
Membangun Postur Kualitas Akademik yang Bermutu dan Berwibawa
Membangun Postur Kualitas Program Studi yang Bermutu
Menyelenggarakan Program Studi yang Berhasil
Membangun Suasana Akademik yang Kondusif
Membangun Postur Organisasi yang Sehat
Berdasarkan analisa SWOT yang dirumuskan oleh seluruh peserta pada 30 Juli 2015 tsb, maka Unsada harus melaksanakan Strategi WT, yaitu “Minimalkan Kelemahan dan Hindari Ancaman” yang disebabkan oleh variabel2 berikut:
Kurangnya dosen yang profesional serta rendahnya kehadiran para dosen,
Kurangnya sarana dan prasarana, LAB, sistem ICT,
Kurang harmonisnya hubungan mahasiswa dengan jajaran, dan sesama jajaran,
Lemahnya follow up dan komunikasi dengan pihak jepang dan pihak lainnya,
Kurangnya promosi untuk meningkatkan jumlah mahasiswa/i,
Banyaknya univ lain disekitar unsada, lulusan lebih kompeten, daya tariknya bagi dosen unsada lebih besar,
Banyaknya Regulasi baru dari DIKTI yang berubah-ubah,
Bebasnya status di media sosial yang bernada negatif tentang unsada,
PTN terlalu ambisius,
Dengan adanya MEA, ada kebebasan untuk membuat univ dari luar.
Untuk lebih memantapkan Arah Pengelolaan Sumberdaya Unsada, pada 29 Februari 2016 Rektor dan para Warek telah menandatangani dokumen Indikator Kinerja Utama (IKU) serta Job Description bagi para Warek. Koordinasi dilaksanakan melalui sistem koordinasi yang terukur. Pada saat itu Rektor menginstruksikan kepada para warek untuk segera memenuhi IKU ini dan membuat IKU untuk jajaran di bawahnya. Silahkan lihat di https://www.slideshare.net/DadangSolihin/university-performance-measurement.
Namun sampai saat ini para Warek belum melaksanakan IKU dan Job Desc tersebut.
Selanjutnya Arah Pengelolaan SDM (Akademik dan Non Akademik), Dana, Sarana dan Prasarana dijabarkan dalam Nota Dinas Khusus (NDK) kepada para Warek, yaitu:
NDK No. 133/ 5 April 2017, Kepada Warek I, tentang Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik,
NDK No. 134/ 5 April 2017, Kepada Warek I, tentang Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama,
NDK No. 127/ 3 April 2017, Kepada Warek II, tentang Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru,
NDK No. 132/ 4 April 2017, Kepada Warek II, tentang Pengembangan SDM Unsada.
NDK No. 138/5 April 2017, Kepada Warek II, tentang Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi,
Namun sampai saat ini Warek I dan Warek II belum melaksanakan seluruh Nota Dinas Khusus tersebut.
Selanjutnya Arah Pengelolaan Sumberdaya Unsada dirumuskan kembali oleh Rektor dalam Renstra Unsada 2015-2019 dalam bentuk 10 Program Strategis, yaitu:
Peningkatkan kualitas lulusan,
Membangun citra universitas,
Memperkokoh budaya kerja dan budaya akademik,
Peningkatkan kualitas sumberdaya manusia dan infrastruktur,
Penguatan tatalaksana organisasi dan manajemen,
Penguatan sistem informasi manajemen,
Peningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengabdian masyarakat,
Peningkatkan kerjasama dan jejaring,
Memperkokoh kemahasiswaan dan alumni, dan
Pengembangan institusional melalui pembukaan program studi/fakultas baru.
Visi-Misi Rektor dan Rumusan 10 Prioritas Arah Pengelolaan Sumberdaya Unsada ini telah menjadi pegangan dalam Rapat Kerja Penyusunan RKAT 2017/18 pada 25-26 Juli 2017.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 329/31 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Pengelolaan atas proses, kurang ada kemajuan
a. Proses inti (pembelajaran):
• Pendidikan
• Penelitian
• Pemberdayaan msy
b. Proses penunjang (integrasi):
• Pemasaran
• Operasional
• Keuangan
• kerjasama
Reaksi Rektor
Jauh hari sebelum Tim Tiga mengeluarkan Tinjauan, Rektor telah menyusun Indikator Kinerja Utama (IKU) untuk para Wakil Rektor dan jajaran lainnya untuk melaksanakan tugas sesuai bidangnya.
Wakil Rektor I Bidang Akademik bertanggung jawab dan bertugas untuk menangani perihal PROSES INTI (PEMBELAJARAN): PENDIDIKAN, PENELITIAN, PEMBERDAYAAN MSY tersebut sesuai dengan IKU Warek I yang telah ditandatangani pada tanggal 29 Februari 2016 yang sampai saat ini belum dilaksanakan.
Sampai saat ini Wakil Rektor I Bidang Akademik belum melaksanakan Nota Dinas Khusus No. 133/ 5 April 2017 tentang Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik.
Sampai saat ini Wakil Rektor I Bidang Akademik belum melaksanakan Nota Dinas Khusus No. 134/ 5 April 2017 tentang Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama.
Wakil Rektor II Bidang Non Akademik bertanggung jawab dan bertugas untuk menangani perihal PROSES PENUNJANG (INTEGRASI): PEMASARAN, OPERASIONAL, KEUANGAN, KERJASAMA tersebut sesuai dengan IKU Warek II yang telah ditandatangani pada tanggal 29 Februari 2016 yang sampai saat ini belum dilaksanakan.
Sampai saat ini Wakil Rektor II Bidang Non Akademik belum melaksanakan Nota Dinas Khusus No. 127/ 3 April 2017 tentang Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru.
Sampai saat ini Wakil Rektor II Bidang Non Akademik belum melaksanakan Nota Dinas Khusus No. 132/ 4 April 2017 tentang Pengembangan SDM Unsada.
Sampai saat ini Wakil Rektor II Bidang Non Akademik belum melaksanakan Nota Dinas Khusus No. 138/5 April 2017 tentang Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi.
Warek II belum melaksanakan fungsi monitoring, evaluasi dan kontroling terhadap dosen, pejabat struktural dan petugas administrasi. Bagaimana pertumbuhan dan perkembangan pengelolaan fakultas dan kelengkapan struktur organisasinya.
Disadari bahwa tugas Warek I dalam beberapa hal berkaitan pula dengan Warek II dan III. Dalam hal ini seluruh Warek juga belum melaksanakan IKU dan berbagai Nota Dinas Khusus tersebut.
Dalam kondisi tidak adanya dukungan dari kinerja para Warek, walaupun secara PROSES mungkin kurang ada kemajuan, tetapi secara HASIL sangat mencengangkan:
A. PROSES INTI (PEMBELAJARAN):
- PERINGKAT: Peringkat Unsada meloncat dari 366 (2015) menjadi 109 (2016)
- PENDIDIKAN: Rata2 IPK dan Jumlah Kelulusan meningkat.
- PENELITIAN: Meningkat dari klaster Madya ke klaster Utama.
- PEMBERDAYAAN MSY: Program Pemberdayaan Masyarakat Unsada dengan pendekatan desa mandiri energi, ekonomi, dan environment (E3i) di Desa Seriwe (NTB) dan Desa Tangsi Jaya (Jawa Barat).\
B. PROSES PENUNJANG (INTEGRASI):
PEMASARAN: Jumlah mahasiswa baru melonjak dari 1.100 (2015) menjadi 1.529 (2016)
OPERASIONAL: ICT sudah mengoperasionalkan SIAKAD, Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru, Sistem Keuangan Mahasiswa, Pelaporan PDPT Dikti, Sistem Anggaran, dan Sistem RKAT. Juga penambahan band with menjadi 1 Giga Byte/detik yang sebelumnya 8 MBPS sharing dengan server.
KEUANGAN: Kondisi keuangan sangat sehat walaupun dalam dua tahun terakhir ada beberapa pengeluaran yang siginifikan, seperti upaya perbaikan penghasilan karyawan serta perbaikan infrastruktur kampus. Saldo Kas melonjak 100% dari Rp.5M (Agustus 2015) menjadi Rp.10M (Juli 2017)
KERJASAMA: MOU dan tindak lanjutnya dengan beberapa Pemda, Instansi Pemerintah/ Swasta, serta beberapa Universitas baik di Dalam maupun Luar Negeri. Kerjasama dengan mitra kerja bertambah sebanyak 33 MOU (Lihat NPK 330/31 Juli 2017)
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 304/18 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Pengelolaan atas content (kurikulum dan pengelolaannya) hampir tidak ada kemajuan berarti.
Materi pembelajaran
Metodologi
Knowledge object
Hasil penelitian
Forum forum ilmiah
Reaksi Rektor
Jauh hari sebelum Tim Tiga mengeluarkan Tinjauan, Rektor telah menyusun Indikator Kinerja Utama (IKU) untuk para Wakil Rektor dan jajaran lainnya untuk melaksanakan tugas sesuai bidangnya.
Wakil Rektor I Bidang Akademik bertanggung jawab dan bertugas untuk menangani perihal PENGELOLAAN ATAS CONTENT tersebut sesuai dengan IKU Warek I yang telah ditandatangani pada tanggal 29 Februari 2016 yang sampai saat ini belum dilaksanakan.
Sampai saat ini Wakil Rektor I Bidang Akademik belum melaksanakan Nota Dinas Khusus No. 133/5 April 2017 tentang Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik.
Sampai saat ini Wakil Rektor I Bidang Akademik belum melaksanakan Nota Dinas Khusus No. 134/5 April 2017 tentang Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama.
Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NPK 303/17 Juli 2017 terlampir.
Review Tim Tiga
Merupakan satu keniscayaan dalam pengelolaan perguruan tinggi bahwa peningkatan peran sistim informasi dan knowledge management, yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK), dalam 3 kelompok tersebut diatas, telah membawa kemajuan pesat.
Masih belum terlihat persiapan yang serious untuk mempersiapkan arsitektur informasi dan model antarmuka untuk stakeholder yg dilengkapi dengan persiapan membangun infrastruktur teknologi informasi.
Demikian beberapa catatan, yang masih perlu didalami, dalam rangka monitoring dan keinginan utk ikut membantu mendorong kemajuan unsada, sesuai dg cita2/tujuan pendirian unsada yg tertuang dalam visi misi nya.
Jakarta Mei 2017
Reaksi Rektor
Sudah dibuktikan oleh Unsada bahwa peningkatan peran sistim informasi dan knowledge management, yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK), dalam 3 kelompok tersebut diatas, telah membawa kemajuan pesat. Untuk membangun sistem informasi secara menyeluruh membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu dilakukan secara bertahap.
Sistem Informasi yang telah digunakan di Universitas Darma Persada adalah Sistem Informasi Administrasi Akademik (SIAKAD) Online intranet, Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) sebatas intranet/lokal, Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG ) sebatas intranet/lokal, Sistem Informasi Pendukung Keputusan (SPK), Sistem informasi inventaris (lokal) dan Portal informasi profil Universitas dan Fakultas (portal Unsada dan Fakultas). Untuk keperluan berbagi materi perkuliahan, Unsada juga menyediakan blog dosen dan aplikasi e_learning.
Semua sistem di atas sangat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan melalui informasi: data mahasiswa baru, mahasiswa aktif dan non aktif, jam mengajar dan jadwal dosen, data kelulusan mahasiswa, IP rata-rata mahasiswa per jurusan per tahun akademik, IP rata-rata lulusan perjurusan per tahun, statistik nilai dosen seperti nilai rata-rata dosen per matakuliahnya, persentase pertemuan dosen pada matakuliahnya, dan sebagainya. Sejumlah resume data yang diperoleh dari sistem informasi di atas telah digunakan pada analisa dan evaluasi baik untuk keperluan internal maupun untuk keperluan proposal hibah ke luar.
Penyebaran informasi untuk sivitas terutama dilakukan melalui fasilitas website (portal), email dan sms. Untuk ini sebagian sivitas menggunakan email domain unsada.ac.id dan sebagian ada juga yang masih menggunakan email domain lain. Melalui fasilitas koneksi kampus, sivitas juga berkomunikasi melalui sosial media publik seperti facebook dan berbagai group (milis) yang sengaja dibuat untuk memudahkan kelompok kerja tertentu berkomunikasi dari mana saja.
Unsada juga memiliki fasilitas teleconference untuk berkomunikasi dan melakukan kuliah langsung jarak jauh. Sejauh ini telah dilakukan kuliah melalui fasilitas teleconference ini dengan mengikuti beberapa kelas yang dilakukan oleh dikti di bidang energi.
Untuk ke depannya Unsada melalui UPT TIK telah membuat grand design dan road map tentang pemanfaatan ICT yang lebih optimal di Unsada. Dari segi infrastruktur akan dilakukan pengadaan perangkat ICT sampai ke kelas-kelas untuk keandalan proses belajar mengajar, dan software e-learning yang bersifat private (komunikasi per session kelas) juga akan dikembangkan untuk melengkapi fasilitas e-learning publik (blog dosen). Selain itu pimpinan Unsada juga memiliki visi untuk memanfaatkan skill ICT untuk memberi nilai tambah (added-value) kepada lulusan. Untuk lebih jelasnya, Reaksi Rektor menanggapi hal ini silahkan lihat NDK 306/18 Juli 2017 terlampir.
Footnote [1] Reputasi adalah suatu nilai yang diberikan kepada individu, institusi atau negara. Reputasi tidak bisa diperoleh dalam waktu singkat karena harus dibangun bertahun-tahun untuk menghasilkan sesuatu yang bisa dinilai oleh masyarakat. Reputasi pada dasarnya adalah nama baik yang dinilai oleh pihak eksternal maupun internal. Begitu banyak hal tergantung dari reputasi, maka jagalah reputasi dengan nyawamu. Sekali reputasi itu hilang, kamu akan menjadi rapuh dan pasti diserang dari segala sisi. Daftar Lampiran
NPK No 308 Tanggal 19-Juli-2017 tentang Peningkatan Ranking UNSADA dari 366 menjadi 109
NPK No 312 Tanggal 20-Juli-2017 tentang Lulusan Terbaik LEMHANNAS
NDK No 282 Tanggal 21-Juni-2017 tentang Tindak Lanjut atas Kontrol Biaya yang Lemah
NPK No 298 Tanggal 11-Juli-2017 tentang Tinjauan Tim Tiga tentang Pekerjaan-pekerjaan Renovasi yang Berkelanjutan
NPK No 330 Tanggal 31-Juli-2017 tentang tentang Penandatangaann MOU
NDK No 284 Tanggal 03-Juli-2017 tentang Peningkatan Koordinasi Internal di Unsada
NDK No 285 Tanggal 03-Juli-2017 tentang Kontrol terhadap Pemberian Pinjaman di Unsada
NPK No 306 Tanggal 18-Juli-2017 tentang Konsep ICT harus segera difikirkan untuk diterapkan di Unsada
NPK No 333 Tanggal 31-Juli-2017 tentang Visi-Misi Unsada dan Leadership yang kurang transformative
NDK No 305 Tanggal 18-Juli-2017 tentang Statuta Unsada
NDK No 281 Tanggal 21-Juni-2017 tentang Perumusan SK Rektor perihal Kode Etik Kehidupan Kampus
NDK No 294 Tanggal 10-Juli-2017 tentang Tata Krama
NPK No 329 Tanggal 31-Juli-2017 tentang Pengelolaan Sumber Daya yang Kurang Terarah
NPK No 304 Tanggal 18-Juli-2017 tentang Pengelolaan atas proses, kurang ada kemajuan
NPK No 303 Tanggal 17-Juli-2017 tentang Tinjauan Tim Tiga tentang Pengelolaan atas Content (Kurikulum dan Pengelolaannya)
Comments